英文メールの催促・フォローアップ表現集｜角を立てずに確認
送ったメールに返信が来ない、確認したい案件がある。そんなときに英語でフォローアップメールを送るのは気が重いものです。しかし適切な表現を使えば、角を立てずに丁寧に催促できます。この記事では、状況別のフォローアップ表現を紹介します。
フォローアップメールを送るタイミング
返信を催促するメールは、一般的に以下のタイミングで送ります。
| 状況 | 待つ目安 |
|---|---|
| 一般的なビジネスメール | 2〜3営業日 |
| 急ぎの用件 | 1営業日 |
| 提案書・見積もり | 1週間 |
| 就職活動の面接後 | 1週間 |
やんわりとした催促表現
最初のフォローアップは、柔らかいトーンで送りましょう。
| 英語表現 | 日本語訳 | フォーマル度 |
|---|---|---|
| Just following up on my previous email. | 先日のメールの件でフォローアップです。 | ニュートラル |
| I wanted to check in on… | …の件について確認したくご連絡しました。 | ニュートラル |
| I hope you had a chance to review my email. | 先日のメールをご確認いただけましたでしょうか。 | フォーマル |
| Just a gentle reminder about… | …について念のためのリマインドです。 | ニュートラル |
例文:
- “Hi Sarah, just following up on my previous email about the budget proposal. Have you had a chance to review it?” (サラさん、予算提案書の件で先日のメールのフォローアップです。ご確認いただけましたでしょうか？)
- “I wanted to check in on the status of the contract. Please let me know if you need any additional information.” (契約の状況について確認したくご連絡しました。追加情報が必要でしたらお知らせください。)
ニュアンス: “Just following up” は最もよく使われるフォローアップの定番表現です。“Just” を入れることで「ちょっと確認」という軽いニュアンスになります。
丁寧に期限を伝える催促表現
| 英語表現 | 日本語訳 | フォーマル度 |
|---|---|---|
| Could you please get back to me by Friday? | 金曜日までにお返事いただけますか？ | ニュートラル |
| I would appreciate a response by end of week. | 今週末までにお返事いただけると幸いです。 | フォーマル |
| As the deadline is approaching, I’d appreciate an update. | 締め切りが近づいておりますので、状況をお知らせいただけると助かります。 | フォーマル |
例文:
- “As the deadline is approaching, I’d appreciate an update on the project status. Could you please get back to me by Thursday?” (締め切りが近づいておりますので、プロジェクトの状況をお知らせいただけると助かります。木曜日までにお返事いただけますか？)
2回目以降の催促表現
1回目で返信がなかった場合は、少しトーンを上げます。
| 英語表現 | 日本語訳 | フォーマル度 |
|---|---|---|
| I’m following up again on… | …の件で再度フォローアップです。 | ニュートラル |
| I haven’t heard back from you regarding… | …について返信をいただいておりません。 | フォーマル |
| I’d appreciate it if you could respond at your earliest convenience. | 早急にお返事いただけると幸いです。 | フォーマル |
| This matter is time-sensitive. | この件は時間に制約があります。 | フォーマル |
例文:
- “I’m following up again on my email from last week regarding the invoice. I haven’t heard back from you, and this matter is time-sensitive. Could you please respond by end of day?” (先週の請求書に関するメールについて再度フォローアップです。お返事をいただいておらず、この件は時間に制約があります。本日中にお返事いただけますか？)
「確認してほしい」と伝える表現
| 英語表現 | 日本語訳 | フォーマル度 |
|---|---|---|
| Could you confirm receipt of this email? | このメールの受領を確認していただけますか？ | フォーマル |
| Please let me know if you received my previous message. | 前回のメッセージを受け取られたかお知らせください。 | ニュートラル |
| I just want to make sure this didn’t get lost in your inbox. | 受信箱で埋もれていないか確認したくて。 | カジュアル |
例文:
- “I just want to make sure my previous email didn’t get lost in your inbox. Could you please confirm?” (前回のメールが受信箱で埋もれていないか確認したくて。ご確認いただけますか？)
フォローアップメールのテンプレート
1回目のフォローアップ
件名: “Following up: [元のメールの件名]”
“Hi [名前],
I hope you’re doing well. I’m following up on my email from [日付] regarding [内容]. I understand you’re busy, but I’d appreciate it if you could review it when you have a chance.
Please let me know if you have any questions.
Best regards, [名前]“
2回目のフォローアップ
件名: “Re: [元のメールの件名] - Follow-up”
“Hi [名前],
I’m following up again on my email from [日付] about [内容]. As the deadline for this is [期限], I’d appreciate your response at your earliest convenience.
Please let me know if there’s anything you need from me.
Best regards, [名前]“
フォローアップのコツ
件名を工夫する
新しいメールとして送るのではなく、元のメールに返信する形で送ると、相手が経緯を確認しやすくなります。件名に “Follow-up:” や “Reminder:” を追加するのも効果的です。
相手の状況を考慮する
忙しい時期や休暇中かもしれません。“I understand you’re busy, but…” のようにひと言添えると配慮が伝わります。
元の依頼内容を再掲する
前のメールを探す手間を省くために、何について返事が欲しいのかを簡潔に再掲しましょう。
注意点
感情的にならない
返信が来なくても、イライラをメールに出してはいけません。“I have been waiting for your response.” のような表現は相手にプレッシャーを与えすぎます。
催促しすぎない
短期間に何度も催促すると、しつこい印象を与えます。1回目のフォローアップの後、少なくとも2〜3日は待ちましょう。
電話やチャットも検討する
メールでのフォローアップが2回以上必要な場合は、電話やチャットで直接聞く方が効率的なこともあります。“Would it be easier to discuss this over a quick call?” と提案するのもひとつの方法です。
まとめ
英文メールのフォローアップは “Just following up on my previous email.” から始めるのが基本です。1回目は柔らかく、2回目以降は期限を明確にしてトーンを上げましょう。相手への配慮を忘れず、元の依頼内容を再掲することで、スムーズな催促ができます。