不在通知・欠勤メールの書き方｜例文テンプレート集

休暇の取得や急な欠勤の際には、関係者に適切な連絡を行うことが社会人としての基本です。事前に予定された休暇と当日の急な欠勤では、メールの書き方や伝えるべき内容が異なります。この記事では、状況に応じた不在通知・欠勤メールのテンプレートと、書き方のポイントを紹介します。

不在通知メールの基本原則

不在通知は、自分がいない間に相手が困らないようにするための連絡です。押さえるべきポイントを確認しましょう。

不在期間を明記する

いつからいつまで不在なのかを具体的に記載します。「数日間」のようなあいまいな表現は避け、「○月○日（○）から○月○日（○）まで」のように日付と曜日を明記しましょう。

代理の連絡先を伝える

不在中に緊急の連絡が必要になった場合の代理者の名前と連絡先を記載しておくと、相手に安心感を与えます。代理者には事前に了承を得ておくことが前提です。

復帰後の対応を示す

不在中に届いた連絡には、復帰後いつまでに対応するかの目安を伝えておくと丁寧です。「復帰後、○営業日以内にご連絡いたします」のように具体的な目安を示しましょう。

テンプレート1：事前の休暇通知（社外向け）

長期休暇の前に取引先へ送る不在通知メールです。

件名：【不在のお知らせ】○月○日〜○月○日

○○株式会社
○○部 ○○様

いつもお世話になっております。
株式会社△△の□□でございます。

私事で恐縮ですが、下記の期間、
休暇を取得いたします。

【不在期間】
○月○日（○）〜○月○日（○）

不在中のご連絡につきましては、
同部署の○○（電話：○○-○○○○-○○○○、
メール：○○@○○.co.jp）が
対応いたします。

○月○日（○）より通常どおり出勤いたしますので、
休暇明けに改めてご連絡いたします。

ご不便をおかけいたしますが、
何卒よろしくお願いいたします。

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（署名）
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カスタマイズのポイント

• 進行中の案件がある場合は、休暇前に進捗状況を共有しておくと相手も安心します。
• 年末年始やお盆などの長期休暇は、早めに（1週間から2週間前には）通知しましょう。

代理者への引き継ぎ

メールで代理者を紹介するだけでなく、代理者には案件の概要と想定される連絡内容を伝えておきましょう。相手が代理者に連絡した際にスムーズに対応できるようにしておくことが大切です。

テンプレート2：急な欠勤の連絡（上司向け）

体調不良などで当日急に欠勤する場合に上司に送るメールです。

件名：【欠勤連絡】本日お休みをいただきます（氏名）

○○部長

おはようございます。○○部の□□です。

昨夜から体調を崩しており、
本日は欠勤させていただきたく、
ご連絡いたしました。

本日予定しておりました業務について、
以下のとおり対応いたします。

【本日の予定と対応】
・○時〜 ○○会議 → ○○さんに代理出席を依頼済み
・○○の件 → 明日以降に対応いたします
・○○様への連絡 → ○○さんに引き継ぎ済み

明日の出勤については、
本日中に改めてご連絡いたします。

ご迷惑をおかけし申し訳ございません。
よろしくお願いいたします。

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（署名）
──────────────────

カスタマイズのポイント

• 当日の予定と、それぞれの対応状況を具体的に記載すると、上司の不安を軽減できます。
• 可能であればメールの前に電話で一報を入れるのが望ましいです。

注意すべき点

病気の詳細を書きすぎる必要はありません。「体調不良のため」で十分です。ただし、感染症の場合は周囲への影響を考慮し、その旨を伝えましょう。

テンプレート3：自動返信の不在通知

メールの自動返信機能を使った不在通知の文面です。

件名：【自動返信】不在のお知らせ

※このメールは自動返信です。

お世話になっております。
株式会社△△の□□でございます。

○月○日（○）から○月○日（○）まで
休暇のため不在にしております。

お急ぎのご用件がございましたら、
下記までご連絡いただけますと幸いです。

代理連絡先：○○（○○部）
電話：○○-○○○○-○○○○
メール：○○@○○.co.jp

○月○日（○）以降、順次ご返信いたします。
ご不便をおかけいたしますが、
何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。

カスタマイズのポイント

• 自動返信は簡潔に、要点だけを伝えましょう。長文は読まれない可能性があります。
• 社内メールと社外メールで異なる自動返信文を設定できる場合は、使い分けるとよいでしょう。

設定時の注意点

自動返信の設定は、出発前に必ずテスト送信して動作を確認しましょう。また、不在期間の終了日に自動返信を解除するのを忘れないよう、カレンダーにリマインダーを設定しておくと安心です。

テンプレート4：忌引き休暇の連絡

親族の不幸で休暇を取得する場合の連絡メールです。

件名：【忌引き休暇のご連絡】（氏名）

○○部長

お疲れさまです。○○部の□□です。

私事で恐縮ですが、○○（続柄）が
逝去いたしましたため、忌引き休暇を
取得させていただきたく、ご連絡いたしました。

【休暇期間】
○月○日（○）〜○月○日（○）（○日間）

休暇中の業務につきましては、
○○さんに引き継ぎを行います。

お手数をおかけいたしますが、
よろしくお願いいたします。

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（署名）
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カスタマイズのポイント

• 忌引きの日数は会社の規定に従ってください。続柄によって取得可能な日数が異なります。
• 業務の引き継ぎは、状況が許す範囲で行いましょう。急を要する場合は上司に判断を委ねても問題ありません。

注意すべき点

忌引きの連絡は最低限の情報で問題ありません。詳細な事情の説明は求められない限り不要です。まず口頭か電話で上司に連絡し、その後メールで正式に伝えるのが一般的な流れです。

テンプレート5：出張による不在通知

出張で数日間不在にする場合の社内向けメールです。

件名：【不在のお知らせ】○月○日〜○月○日 出張のため

○○部 各位

お疲れさまです。○○部の□□です。

下記の日程で出張のため、
オフィスを不在にいたします。

【出張期間】
○月○日（○）〜○月○日（○）

【出張先】
○○支社（○○市）

出張中もメールは確認しておりますが、
返信が遅れる場合がございます。
お急ぎの件がございましたら、
携帯電話（○○○-○○○○-○○○○）まで
ご連絡ください。

○月○日（○）より通常どおり出勤いたします。
よろしくお願いいたします。

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（署名）
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カスタマイズのポイント

• 出張中のメール確認が可能かどうかを明記すると、連絡する側が判断しやすくなります。
• 社内の共有カレンダーにも出張予定を反映しておきましょう。

注意すべき点

出張先や滞在ホテルの詳細をメールに記載する必要は通常ありません。必要な場合は上司にのみ伝えれば十分です。

不在通知で避けるべきこと

適切な不在通知を送るために、ありがちな失敗を把握しておきましょう。

連絡が遅すぎる

計画的な休暇の通知を前日に送るのは遅すぎます。関係者が予定を調整する時間が必要です。少なくとも1週間前、大型案件が進行中であればさらに早めに通知しましょう。

代理者を決めていない

「不在中はメールでご連絡ください」だけでは、緊急時に相手が困ります。代理者を決め、その方の了承を得たうえで連絡先を記載することが、信頼関係を維持するポイントです。

復帰後のフォローを怠る

不在通知を送って安心してしまい、復帰後に溜まったメールへの対応が遅れるケースがよく見られます。復帰初日は受信メールの確認を最優先にしましょう。

まとめ

不在通知・欠勤メールは、不在期間の明記・代理連絡先の案内・復帰後の対応を示すことが基本です。事前に準備できる場合は十分な余裕をもって連絡し、急な欠勤の場合でも当日の業務への影響を最小限にする配慮を示しましょう。テンプレートを参考に、状況に合わせた不在通知を作成してください。