催促・フォローアップメールの書き方｜例文つき
相手からの返信が来ないとき、催促メールを送るのは気が引けるものです。しかし、ビジネスを円滑に進めるためにはフォローアップが欠かせません。この記事では、相手に不快な思いをさせずに催促できるメールのテンプレートと書き方のコツを紹介します。
催促メールを送る前に確認すること
本当に返信が来ていないか
迷惑メールフォルダに入っていたり、別のメールアドレスに届いていたりするケースもあります。まずは自分側の受信状況を確認しましょう。
十分な期間が経っているか
送信から1営業日しか経っていない段階で催促するのは性急です。相手の業務量や状況も考慮し、通常は3営業日ほど待ってからフォローしましょう。
催促の必要性を判断する
期限が差し迫っている場合や、他の業務に影響が出る場合は催促が必要です。一方、急ぎでない案件であれば、もう少し待つ判断もあり得ます。
テンプレート1：見積もり回答の催促メール
見積もり依頼への回答が来ない場合のフォローメールです。
件名：○○のお見積もりについて（再送）
○○株式会社
○○部 ○○様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の□□でございます。
○月○日にお送りいたしました
○○のお見積もりの件について、
その後のご状況はいかがでしょうか。
お忙しいところ恐れ入りますが、
社内での検討を進めるにあたり、
○月○日までにご回答いただけますと
大変助かります。
なお、行き違いでご返信いただいている
場合は、何卒ご容赦ください。
よろしくお願いいたします。
──────────────────
（署名）
──────────────────カスタマイズのポイント
- 件名に「再送」と入れると、前回のメールを見落とした相手が気づきやすくなります。
- 「行き違い」の一文は催促メールの定番フレーズです。必ず添えましょう。
テンプレート2：納品物の催促メール
依頼した成果物の納品が遅れている際のフォローメールです。
件名：○○の納品状況のご確認
○○株式会社
○○部 ○○様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の□□でございます。
○月○日に依頼いたしました○○について、
納品予定日の○月○日を過ぎておりますが、
進捗状況をお聞かせいただけますでしょうか。
弊社では○月○日からの○○に向けて
準備を進めておりますため、
現在の状況をお知らせいただけますと
スケジュール調整がしやすくなります。
もしお困りの点やご不明な点がございましたら、
お気軽にご相談ください。
お忙しいところ恐縮ですが、
ご確認のほどよろしくお願いいたします。
──────────────────
（署名）
──────────────────カスタマイズのポイント
- 責めるような表現は避け、「状況確認」というスタンスを取りましょう。
- 自社のスケジュールに影響がある旨を伝えると、相手も優先度を上げやすくなります。
テンプレート3：承認・決裁の催促メール
社内の上司や決裁者への催促メールです。
件名：【ご確認のお願い】○○企画書の承認について
○○部長
お疲れさまです。○○部の□□です。
○月○日にお送りした○○企画書について、
ご確認いただけましたでしょうか。
クライアントへの回答期限が○月○日と
なっておりますため、
○月○日までにご承認いただけますと
間に合う状況です。
ご不明な点や修正すべき箇所がございましたら、
お知らせいただければすぐに対応いたします。
お忙しいところ恐れ入りますが、
よろしくお願いいたします。
──────────────────
（署名）
──────────────────カスタマイズのポイント
- 社内メールでも丁寧さは保ちつつ、簡潔にまとめましょう。
- 外部の期限がある場合はその旨を伝えると、対応を急いでもらいやすくなります。
テンプレート4：入金確認の催促メール
支払い期限を過ぎても入金が確認できない場合の催促メールです。
件名：お支払い状況のご確認（請求書番号：○○）
○○株式会社
経理部 ○○様
いつもお世話になっております。
株式会社△△ 経理部の□□でございます。
○月○日付で送付いたしました請求書
（請求書番号：○○○○、金額：○○円）の
お支払い期限が○月○日でございましたが、
本日時点で入金の確認が取れておりません。
お手数ですが、お支払い状況を
ご確認いただけますでしょうか。
なお、すでにお手続きいただいている場合は、
行き違いのご連絡となりますことを
ご了承ください。
ご不明な点がございましたら、
お気軽にお問い合わせください。
よろしくお願い申し上げます。
──────────────────
（署名）
──────────────────カスタマイズのポイント
- 請求書番号や金額など、特定に必要な情報を明記しましょう。
- 初回の催促は柔らかいトーンで書くのが基本です。
テンプレート5：面接結果の問い合わせメール
面接後の結果連絡が予定日を過ぎても届かない場合のメールです。
件名：選考結果についてのお問い合わせ（氏名）
○○株式会社
人事部 ○○様
お世話になっております。
○月○日に面接をしていただきました□□です。
先日の面接では貴重なお時間をいただき、
ありがとうございました。
面接時に○月○日ごろまでにご連絡いただけると
伺っておりましたが、
その後のご状況はいかがでしょうか。
ご多忙のところ大変恐縮ですが、
選考状況をお知らせいただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
──────────────────
□□ □□（氏名）
TEL：000-0000-0000
Email：[email protected]
──────────────────カスタマイズのポイント
- 「急かしている」印象を与えないよう、丁寧な表現を心がけましょう。
- 面接時に伝えられた回答予定日を根拠にすると、催促の正当性が示せます。
テンプレート6：イベント出欠確認の催促メール
イベントや会議の出欠回答が集まらない場合の催促メールです。
件名：【再送】○○懇親会の出欠確認
各位
お疲れさまです。幹事の□□です。
○月○日にご案内いたしました
○○懇親会の出欠について、
まだご回答をいただいていない方に
改めてご連絡いたします。
【懇親会概要】
・日時：○月○日（○）19:00～
・場所：○○○○
・会費：○,○○○円
お店の予約の関係上、
○月○日（○）までに出欠をお知らせいただけると
助かります。
下記のいずれかの方法でご回答ください。
・本メールへの返信
・○○（幹事）まで直接ご連絡
すでにご回答いただいた方には
重ねてのご連絡となり失礼いたしました。
よろしくお願いいたします。
──────────────────
（署名）
──────────────────カスタマイズのポイント
- イベントの詳細を再掲すると、前回のメールを探す手間を省けます。
- 回答方法を具体的に示すと、相手がすぐに行動しやすくなります。
催促メールの書き方で心がけること
相手を責めない
「まだご対応いただけていないようですが」よりも「その後のご状況はいかがでしょうか」のほうが柔らかい印象になります。
自分にも非がないか振り返る
元のメールの説明が不十分だったり、期限を明記していなかったりした場合は、催促と合わせて情報を補足しましょう。
2回目以降は段階的にトーンを上げる
1回目は柔らかく、2回目はやや具体的に、3回目は期限を明確にして対応をお願いするなど、段階的にトーンを調整するのが効果的です。
まとめ
催促メールは、相手への配慮と業務の推進を両立させる必要がある難しいコミュニケーションです。テンプレートを活用しつつ、「行き違い」のフレーズや具体的な期限を適切に使い、円滑なビジネス関係を維持しましょう。