リマインダーメールの英語フレーズ集｜催促から期限再通知まで
返信が来ない、期限が迫っている、確認が取れていない。そんなとき、英語でリマインダーメールを送る必要がありますが、催促は相手を不快にさせないよう配慮が求められます。この記事では、丁寧さを保ちながらも確実に伝わるリマインダーメールの英語フレーズを紹介します。
やんわり催促するフレーズ
初回のリマインダー
| 英語表現 | 日本語訳 | 丁寧度 |
|---|---|---|
| Just a friendly reminder about… | …について念のためお知らせです。 | 高 |
| I wanted to follow up on… | …についてフォローアップのご連絡です。 | 高 |
| I’m writing to check in on… | …の状況を確認するためにご連絡しています。 | 高 |
| I hope this finds you well. I’m reaching out regarding… | お元気でお過ごしのことと思います。…についてご連絡しています。 | 高 |
| I wanted to gently remind you about… | …について控えめにお知らせしたいと思います。 | 高 |
例文:
- “Just a friendly reminder about the quarterly report that is due this Friday. Please let me know if you need any additional time or support.” (今週金曜日が締め切りの四半期レポートについて念のためお知らせです。追加の時間やサポートが必要でしたらお知らせください。)
前回のメールに言及する
| 英語表現 | 日本語訳 |
|---|---|
| I’m following up on my email from last week. | 先週お送りしたメールのフォローアップです。 |
| I wanted to circle back on my previous email. | 前回のメールについて再度ご連絡です。 |
| I haven’t heard back yet regarding… | …についてまだご返信をいただいていないようです。 |
| I’m sure you’ve been busy, but… | お忙しいこととは思いますが… |
| Just checking if you had a chance to look at… | …をご覧いただく機会はありましたでしょうか。 |
例文:
- “I’m following up on my email from March 25th regarding the contract review. I’m sure you’ve been busy, but I wanted to check if you had a chance to look at the attached documents.” (3月25日にお送りした契約書レビューに関するメールのフォローアップです。お忙しいこととは思いますが、添付書類をご覧いただく機会はありましたでしょうか。)
期限を再通知するフレーズ
期限が近づいていることを伝える
| 英語表現 | 日本語訳 |
|---|---|
| This is a reminder that the deadline is… | 締め切りが…であることをお知らせします。 |
| Please note that the deadline for… is approaching. | …の締め切りが近づいていることをお知らせします。 |
| The submission deadline is tomorrow. | 提出期限は明日です。 |
| We have X days left until the deadline. | 締め切りまであと X日です。 |
| Time is running short on this. | この件について時間が迫っています。 |
例文:
- “This is a reminder that the deadline for submitting your expense reports is this Friday, April 4th. If you haven’t submitted yours yet, please do so at your earliest convenience.” (経費報告書の提出期限が今週金曜日の4月4日であることをお知らせします。まだ提出されていない場合は、できるだけ早くお願いいたします。)
期限を過ぎている場合
| 英語表現 | 日本語訳 |
|---|---|
| The deadline has passed. | 期限が過ぎています。 |
| This was due on… | これは…が期日でした。 |
| I notice that we haven’t received… yet. | …をまだ受け取っていないようです。 |
| Could you provide an update on the status? | 状況についてお知らせいただけますか？ |
| We would appreciate receiving this as soon as possible. | できるだけ早くいただけると助かります。 |
例文:
- “I notice that we haven’t received the signed contract yet. The original deadline was March 28th. Could you provide an update on the status? We would appreciate receiving it as soon as possible.” (署名済みの契約書をまだ受け取っていないようです。当初の期限は3月28日でした。状況についてお知らせいただけますか？できるだけ早くいただけると助かります。)
返信を督促するフレーズ
返信をお願いする
| 英語表現 | 日本語訳 |
|---|---|
| I would appreciate a reply at your earliest convenience. | ご都合のよいときにお返事いただけると助かります。 |
| Could you please get back to me on this? | この件についてお返事いただけますか？ |
| Please let me know your thoughts. | ご意見をお聞かせください。 |
| A brief reply would be much appreciated. | 簡単でもお返事いただけると大変助かります。 |
| I’d be grateful if you could respond by… | …までにお返事いただけると助かります。 |
例文:
- “I’d be grateful if you could respond by Wednesday so we can proceed with the next steps. A brief reply confirming your availability would be much appreciated.” (水曜日までにお返事いただけると、次のステップに進めるので助かります。ご都合を確認する簡単な返信で結構です。)
確認を求める
| 英語表現 | 日本語訳 |
|---|---|
| Could you confirm whether…? | …かどうかご確認いただけますか？ |
| I just need a quick confirmation on… | …について簡単な確認が必要です。 |
| Please acknowledge receipt of this email. | このメールの受信確認をお願いします。 |
| I want to make sure this didn’t end up in your spam folder. | 迷惑メールフォルダに入っていないか確認したいのですが。 |
段階的なリマインダーの書き方
第1段階: 初回（1週間後）
穏やかなトーンで、相手の忙しさに配慮します。
テンプレート:
Subject: Follow-up: Project Proposal Review
Dear Mr. Johnson,
I hope you’re doing well. I’m writing to follow up on the project proposal I sent on March 20th. I understand you have a busy schedule, but I wanted to check if you’ve had a chance to review it.
If you need any additional information or have any questions, please don’t hesitate to let me know. I’d appreciate your feedback when you have a moment.
Best regards, Yuki Tanaka
第2段階: 再催促（2週間後）
少し踏み込んだトーンで、期限を明示します。
テンプレート:
Subject: Second Follow-up: Project Proposal — Response Needed by April 10th
Dear Mr. Johnson,
I’m following up once more on the project proposal I sent on March 20th. I understand you may have been busy, but we need your feedback to move forward with the project planning.
Could you please review the proposal and share your thoughts by April 10th? If the current proposal doesn’t meet your requirements, I’d be happy to discuss adjustments.
Thank you for your attention to this matter.
Best regards, Yuki Tanaka
第3段階: 最終催促（3週間後）
緊急性を明確にしつつ、丁寧さは保ちます。
テンプレート:
Subject: Urgent: Project Proposal — Final Reminder
Dear Mr. Johnson,
I’m writing regarding the project proposal sent on March 20th, which I’ve followed up on twice previously. As we need to finalize our project plan by April 15th, your response is critical at this point.
Could you please reply by April 12th, even if it’s just to let me know when I can expect your full feedback? If it’s easier, I’m happy to arrange a brief call to discuss.
I appreciate your prompt attention to this matter.
Best regards, Yuki Tanaka
注意点
件名で分かりやすく伝える
リマインダーメールの件名には “Reminder:” や “Follow-up:” を付けると、相手が優先度を判断しやすくなります。例: “Reminder: Expense Report Due Friday”。
催促しすぎない
短期間に何度もリマインダーを送ると、相手にプレッシャーを与えすぎます。通常は1週間程度の間隔を空けましょう。
相手に逃げ道を用意する
“I understand you’ve been busy” や “If this isn’t the right time” のようなフレーズを入れることで、相手が返信しやすくなります。
まとめ
英語のリマインダーメールは、“Just a friendly reminder…” で穏やかに始め、段階的にトーンを調整するのが効果的です。初回は配慮を見せ、再催促では期限を明示し、最終催促では緊急性を伝えましょう。常に丁寧な表現を心がけつつ、具体的な期限や求めるアクションを明確にすることが、返信をもらうための鍵になります。