不在通知メールの英語フレーズ集｜休暇連絡から代理対応まで
休暇や出張でメールに対応できない期間がある場合、英語の不在通知（Out of Office）メールの設定が必要です。自動返信メッセージの書き方から、事前の不在連絡メール、復帰後のフォローアップまで、この記事では不在通知に関する英語フレーズを紹介します。
自動返信メッセージの基本フレーズ
不在であることを伝える
| 英語表現 | 日本語訳 |
|---|---|
| I am currently out of the office. | ただいまオフィスを不在にしています。 |
| Thank you for your email. I am currently away from the office. | メールをありがとうございます。現在オフィスを離れています。 |
| I am on leave from… to… | …から…まで休暇をいただいています。 |
| I will be out of the office until… | …までオフィスを不在にします。 |
| I have limited access to email during this time. | この期間中、メールへのアクセスが制限されています。 |
例文:
- “Thank you for your email. I am currently out of the office from April 1st to April 10th with limited access to email.” (メールをありがとうございます。4月1日から10日までオフィスを不在にしており、メールへのアクセスが制限されています。)
復帰日を伝える
| 英語表現 | 日本語訳 |
|---|---|
| I will return to the office on… | …にオフィスに戻ります。 |
| I will be back on… | …に戻ります。 |
| I expect to return on… | …に復帰する予定です。 |
| I will respond to your email upon my return. | 戻り次第、お返事いたします。 |
| I will reply to your email when I’m back on… | …に戻りましたらお返事します。 |
例文:
- “I will return to the office on Monday, April 11th, and will respond to your email as soon as possible after that.” (4月11日月曜日にオフィスに戻り、その後できるだけ早くお返事いたします。)
代理連絡先を案内するフレーズ
代理担当者を紹介する
| 英語表現 | 日本語訳 |
|---|---|
| For urgent matters, please contact… | 緊急の場合は…にご連絡ください。 |
| In my absence, please reach out to… | 私の不在中は…にご連絡ください。 |
| My colleague… will be handling my responsibilities. | 同僚の…が私の業務を担当します。 |
| For immediate assistance, please contact… at… | すぐに対応が必要な場合は…（連絡先）にご連絡ください。 |
| … can be reached at… | …には…で連絡できます。 |
例文:
- “For urgent matters during my absence, please contact my colleague Sarah Johnson at [email protected] or +81-3-1234-5678. She will be happy to assist you.” (私の不在中、緊急の場合は同僚のサラ・ジョンソン（[email protected]、電話 +81-3-1234-5678）にご連絡ください。喜んで対応いたします。)
対応可能な範囲を示す
| 英語表現 | 日本語訳 |
|---|---|
| I will have limited access to email. | メールへのアクセスが制限されます。 |
| I will check email periodically. | メールは定期的に確認します。 |
| I will not be checking email during this period. | この期間中はメールを確認しません。 |
| For non-urgent matters, I will reply after my return. | 緊急でない件は、戻り次第お返事します。 |
自動返信メッセージのテンプレート
休暇（短期）
Subject: Out of Office: April 1-5
Thank you for your email. I am currently out of the office from April 1st through April 5th and will return on Monday, April 8th.
I will have limited access to email during this time. For urgent matters, please contact Sarah Johnson at [email protected].
I will respond to your email as soon as possible upon my return.
Best regards, Yuki Tanaka
長期休暇
Subject: Out of Office: Extended Leave
Thank you for your email. I am on leave from April 1st to April 30th and will not be checking email during this period.
During my absence, my colleague Tom Wilson ([email protected], +81-3-9876-5432) will be handling my responsibilities. Please feel free to reach out to him for any assistance.
I will respond to any outstanding emails when I return on May 1st.
Best regards, Yuki Tanaka
出張中
Subject: Out of Office: Business Travel
Thank you for your email. I am currently traveling on business from April 1st to April 5th and may be slow to respond.
I will check email periodically but may not be able to reply immediately. For urgent matters, please contact Sarah Johnson at [email protected].
Thank you for your patience.
Best regards, Yuki Tanaka
事前の不在連絡メールフレーズ
休暇前に関係者へ通知する
| 英語表現 | 日本語訳 |
|---|---|
| I wanted to let you know that I will be out of the office… | …にオフィスを不在にすることをお知らせします。 |
| I’m writing to inform you of my upcoming leave. | 今後の休暇についてお知らせいたします。 |
| Before I leave, I wanted to make sure… | 休暇前に…を確認しておきたいと思います。 |
| Is there anything you need from me before I go? | 出発前に私から何か必要なことはありますか？ |
例文:
- “I wanted to let you know that I will be on vacation from April 1st to 10th. Before I leave, I wanted to make sure all pending items are addressed. Is there anything you need from me before Friday?” (4月1日から10日まで休暇をいただくことをお知らせします。休暇前に未処理の案件をすべて対応しておきたいと思います。金曜日までに私から必要なことはありますか？)
引き継ぎを伝える
| 英語表現 | 日本語訳 |
|---|---|
| I’ve briefed… on all current projects. | 現在のプロジェクトについて全て…に引き継ぎました。 |
| … will handle any issues that arise. | 発生する問題は…が対応します。 |
| I’ve prepared a handover document for… | …のために引き継ぎ資料を準備しました。 |
復帰後のフォローアップフレーズ
復帰を知らせる
| 英語表現 | 日本語訳 |
|---|---|
| I’m back in the office as of today. | 本日よりオフィスに復帰しました。 |
| Thank you for your patience during my absence. | 不在中はお待ちいただきありがとうございました。 |
| I’m catching up on emails now. | 現在メールの対応を進めています。 |
| I apologize for the delayed response. | お返事が遅くなり申し訳ありません。 |
例文:
- “I’m back in the office as of today and catching up on emails. Thank you for your patience during my absence. I’ll review your message and get back to you shortly.” (本日よりオフィスに復帰し、メールの対応を進めています。不在中はお待ちいただきありがとうございました。メッセージを確認の上、近日中にお返事いたします。)
不在中の対応に感謝する
| 英語表現 | 日本語訳 |
|---|---|
| Thank you to… for covering for me. | 代わりに対応してくれた…に感謝します。 |
| I appreciate your understanding during my time away. | 不在中のご理解に感謝します。 |
| Thank you for keeping things running smoothly. | 業務を円滑に進めていただきありがとうございます。 |
注意点
不在期間は具体的に書く
「しばらく不在です」ではなく、“from April 1st to April 10th” のように具体的な日付を記載しましょう。相手がいつまで待てばよいかわかります。
社内と社外で内容を分ける
多くのメールソフトでは、社内向けと社外向けで異なる自動返信メッセージを設定できます。社内向けにはより詳しい引き継ぎ情報を、社外向けには簡潔な内容を設定するとよいでしょう。
代理担当者に事前に確認する
不在通知に代理連絡先を記載する前に、必ず代理担当者本人の了承を得ましょう。知らないうちに自分の連絡先が記載されていると困る場合があります。
まとめ
英語の不在通知メールは、“I am currently out of the office from… to…” で不在期間を伝え、“For urgent matters, please contact…” で代理連絡先を案内するのが基本です。休暇前には関係者に事前連絡し、復帰後は速やかにフォローアップメールを送りましょう。明確で丁寧な不在通知を設定することで、不在中も相手に安心感を与えることができます。