会議招待メールの英語フレーズ集｜日程調整から出欠確認まで
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英語で会議の招待メールを書くとき、日程提案や議題の伝え方に迷ったことはありませんか。会議をスムーズに開催するためには、目的、日時、場所、議題を明確に伝えることが大切です。この記事では、会議招待メールで使える英語フレーズをステップごとに紹介します。
会議の目的を伝えるフレーズ
会議の開催を知らせる
| 英語表現 | 日本語訳 |
|---|---|
| I’d like to schedule a meeting to discuss… | …について話し合うための会議を設定したいと思います。 |
| I’m writing to invite you to a meeting on… | …の会議にお招きするためにご連絡しています。 |
| We are planning to hold a meeting regarding… | …に関する会議を開催する予定です。 |
| I’d like to set up a meeting to review… | …を検討するための会議を設定したいと思います。 |
例文:
- “I’d like to schedule a meeting to discuss the Q4 marketing strategy. Could we meet sometime next week?” (第4四半期のマーケティング戦略について話し合うための会議を設定したいと思います。来週のどこかでお会いできますか？)
会議の目的を明示する
| 英語表現 | 日本語訳 |
|---|---|
| The purpose of this meeting is to… | この会議の目的は…です。 |
| The main objective is to… | 主な目的は…です。 |
| We need to discuss… | …について話し合う必要があります。 |
| This meeting will focus on… | この会議では…に焦点を当てます。 |
例文:
- “The purpose of this meeting is to finalize the project timeline and assign responsibilities for each phase.” (この会議の目的は、プロジェクトのスケジュールを確定し、各フェーズの担当を割り当てることです。)
日程を提案するフレーズ
候補日を提示する
| 英語表現 | 日本語訳 |
|---|---|
| How about Tuesday at 2 PM? | 火曜日の午後2時はいかがですか？ |
| Would Wednesday or Thursday work for you? | 水曜日か木曜日はご都合いかがですか？ |
| I’m available on the following dates: … | 以下の日程で空いています: … |
| Please let me know your availability. | ご都合をお知らせください。 |
| Could you suggest a time that works for you? | ご都合のよい時間をご提案いただけますか？ |
例文:
- “Would any of the following times work for you? Tuesday, April 5th at 10 AM, Wednesday, April 6th at 2 PM, or Thursday, April 7th at 11 AM. Please let me know your preference.” (以下の日時でご都合はいかがでしょうか？4月5日火曜午前10時、4月6日水曜午後2時、4月7日木曜午前11時。ご希望をお知らせください。)
日時を確定する
| 英語表現 | 日本語訳 |
|---|---|
| The meeting is confirmed for… | 会議は…で確定しました。 |
| Let’s go with Tuesday at 2 PM. | 火曜日の午後2時にしましょう。 |
| I’ve booked the conference room for… | …で会議室を予約しました。 |
| The meeting has been scheduled for… | 会議は…に予定されました。 |
例文:
- “The meeting is confirmed for Wednesday, April 6th at 2 PM in Conference Room B. I’ve sent a calendar invitation to all participants.” (会議は4月6日水曜午後2時、会議室Bで確定しました。全参加者にカレンダーの招待を送信しました。)
議題を共有するフレーズ
アジェンダを提示する
| 英語表現 | 日本語訳 |
|---|---|
| The agenda for the meeting is as follows: | 会議のアジェンダは以下の通りです。 |
| Here are the topics we’ll be covering: | 取り上げる議題は以下です。 |
| Please find the agenda attached. | アジェンダを添付しておりますのでご確認ください。 |
| We will discuss the following items: | 以下の項目を話し合います。 |
例文:
- “The agenda for the meeting is as follows: 1) Q3 sales review, 2) Q4 targets and strategy, 3) Budget allocation, 4) Open discussion. Please let me know if you’d like to add any items.” (会議のアジェンダは以下の通りです。1) 第3四半期の売上レビュー、2) 第4四半期の目標と戦略、3) 予算配分、4) 自由討議。追加したい項目があればお知らせください。)
事前準備を依頼する
| 英語表現 | 日本語訳 |
|---|---|
| Please review the attached materials before the meeting. | 会議前に添付資料をご確認ください。 |
| Please come prepared to discuss… | …について話し合えるよう準備してきてください。 |
| It would be helpful if you could prepare… | …を準備していただけると助かります。 |
出欠確認のフレーズ
参加の可否を尋ねる
| 英語表現 | 日本語訳 |
|---|---|
| Please confirm your attendance. | 出欠をご連絡ください。 |
| Could you RSVP by Friday? | 金曜日までに出欠をお知らせいただけますか？ |
| Please let me know if you can attend. | 参加可能かお知らせください。 |
| Kindly reply to confirm your availability. | ご都合をご返信ください。 |
例文:
- “Could you please RSVP by end of day Thursday so I can finalize the attendee list? If you’re unable to attend, please let me know if you’d like to send a representative.” (木曜日の終業時までに出欠をお知らせいただけますか？参加者リストを確定したいと思います。ご出席が難しい場合は、代理の方を派遣されるかお知らせください。)
参加を承諾する・辞退する
| 英語表現 | 日本語訳 |
|---|---|
| I’ll be there. | 参加します。 |
| I can confirm my attendance. | 出席を確認します。 |
| Unfortunately, I won’t be able to attend. | 残念ながら出席できません。 |
| I have a scheduling conflict. | スケジュールが重なっています。 |
| Could we reschedule? | 日程を変更していただけますか？ |
例文:
- “Thank you for the invitation. Unfortunately, I won’t be able to attend due to a scheduling conflict. Could I send my colleague, Sarah, in my place?” (ご招待ありがとうございます。残念ながらスケジュールが重なっており出席できません。代わりに同僚のサラを出席させてもよろしいでしょうか？)
会議招待メールのテンプレート
基本的な会議招待
Subject: Meeting Invitation — Q4 Marketing Strategy Discussion
Dear Team,
I’d like to invite you to a meeting to discuss our Q4 marketing strategy.
Date: Wednesday, April 6th, 2026 Time: 2:00 PM — 3:30 PM (JST) Location: Conference Room B / Zoom (link below) Zoom Link: https://zoom.us/j/123456789
Agenda:
- Q3 campaign results review (20 min)
- Q4 strategy proposals (30 min)
- Budget allocation (20 min)
- Q&A and next steps (20 min)
Please review the attached Q3 report before the meeting. If you have any additional agenda items, please let me know by Monday.
Kindly confirm your attendance by end of day Thursday.
Best regards, Yuki Tanaka
日程変更を通知するフレーズ
リスケジュールを伝える
| 英語表現 | 日本語訳 |
|---|---|
| The meeting has been rescheduled to… | 会議は…に変更になりました。 |
| Due to a scheduling conflict, we need to move the meeting to… | スケジュールの都合により、会議を…に移動する必要があります。 |
| I apologize for the change. | 変更についてお詫びします。 |
| The new date and time are… | 新しい日時は…です。 |
例文:
- “Due to a scheduling conflict, we need to reschedule our meeting from Wednesday to Thursday at the same time. I apologize for any inconvenience. Please let me know if the new time works for you.” (スケジュールの都合により、会議を水曜日から木曜日の同じ時間に変更する必要があります。ご不便をおかけして申し訳ありません。新しい日時でご都合がよいかお知らせください。)
注意点
タイムゾーンを明記する
国際的なチームの場合、必ずタイムゾーンを記載しましょう。“2:00 PM JST (5:00 AM GMT)” のように、相手のタイムゾーンも併記すると親切です。
出席必須かオプションかを明示する
参加者が多い会議では、“Required” (出席必須) と “Optional” (任意参加) を区別して伝えると、相手がスケジュールを調整しやすくなります。
まとめ
会議招待メールでは、“I’d like to schedule a meeting to discuss…” で目的を伝え、日時・場所・議題を明確に記載しましょう。“Please confirm your attendance.” で出欠確認を忘れずに行い、事前資料がある場合は共有してください。明確でわかりやすい招待メールが、生産的な会議の第一歩になります。
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