ECRSの原則で業務を改善する方法｜4つのステップで効率化
ECRSの原則とは、業務改善を行う際に検討すべき4つのアプローチを優先順位の高い順に並べたフレームワークです。Eliminate（排除）、Combine（結合）、Rearrange（交換・再配置）、Simplify（簡素化）の頭文字を取ってECRS（イクルス）と呼ばれます。もともとは製造業の工程改善手法として生まれましたが、現在ではオフィスワークやサービス業など幅広い業種で活用されています。
ECRSの4つのステップ
ECRSはE→C→R→Sの順に検討することが重要です。この順番には理由があり、上位のステップほど改善効果が大きく、かつ実施コストが低い傾向があるためです。
E：Eliminate（排除）
最初に検討すべきは「その業務をやめられないか」です。排除はもっとも効果が大きい改善策です。業務そのものがなくなれば、その業務に費やしていた時間もコストもゼロになります。
排除を検討する際の問いかけは以下のとおりです。
- この業務をやめたら何が困るか
- この報告書を誰が読んでいるか
- この会議は本当に必要か
- この承認プロセスは価値を生んでいるか
- この作業は過去の経緯で残っているだけではないか
多くの組織では、始まった当初は理由があったものの、現在では形骸化している業務が存在します。「なぜこの業務をしているのか」を説明できない業務は、排除の候補です。
C：Combine（結合）
排除できない業務については、他の業務と統合できないかを検討します。複数の業務を1つにまとめることで、業務の切り替えに伴うロスや重複作業を削減できます。
結合の具体例は以下のとおりです。
- 別々に行っていた会議を1つにまとめる
- 個別に作成していた報告書を統合する
- 複数部門で重複して行っていたデータ入力を一元化する
- 同じ顧客への別々の連絡を1回にまとめる
- 検品と梱包を同時に行う
R：Rearrange（交換・再配置）
業務の順序、場所、担当者を入れ替えることで効率化を図ります。業務の内容は変えずに、やり方や配置を見直すアプローチです。
| 交換の対象 | 具体例 |
|---|---|
| 順序の入れ替え | 検査工程を前倒しして手戻りを減らす |
| 担当者の変更 | 専門性の高い担当者に業務を集約する |
| 場所の変更 | 関連部門を近くに配置して移動時間を削減する |
| 時間帯の変更 | 集中力が必要な業務を午前中に行う |
| ツールの変更 | 手作業をデジタルツールに置き換える |
S：Simplify（簡素化）
E・C・Rを検討した上で残った業務について、作業を簡単にする方法を考えます。4つのステップの中ではもっとも効果が小さいですが、それでも日々の業務負荷を軽減する効果があります。
簡素化の具体例は以下のとおりです。
- 複雑な承認フローを段階的に簡略化する
- 入力項目の多いフォームを必須項目だけに絞る
- マニュアルを図解中心に書き直して理解しやすくする
- テンプレートやチェックリストを整備する
- 判断基準を明確にして迷う時間を減らす
ECRS適用の具体例
例1：月次報告業務の改善
ある部門の月次報告業務にECRSを適用した場合を考えます。
E（排除）の検討 月次報告書の各セクションについて「誰が読んでいるか」を確認したところ、3つのセクションは誰も参照していないことが判明しました。これらを廃止します。
C（結合）の検討 営業部と企画部がそれぞれ別に作成していた市場動向レポートを1つに統合し、二重作業を解消します。
R（交換）の検討 月末に集中していたデータ集計を、日次で自動集計する仕組みに変更し、月末の負荷を平準化します。
S（簡素化）の検討 残った報告項目についてテンプレートを整備し、記入にかかる時間を短縮します。
例2：製品検査工程の改善
製造業の検査工程にECRSを適用した場合です。
E（排除） 過去の品質事故をきっかけに追加された検査項目のうち、設備更新により不要になったものを廃止します。
C（結合） 外観検査と寸法検査を同一ステーションで同時に行うようにし、工程間の搬送を削減します。
R（交換） 最終検査で発覚していた不良の多くが特定の工程に起因していたため、その工程の直後に中間検査を追加し、手戻りを削減します。
S（簡素化） 検査基準書をイラスト付きの判定表に作り直し、判定にかかる時間と属人性を低減します。
ECRSを成功させるポイント
必ずEから順に検討する
いきなり「簡素化」や「ツール導入」に飛びつくのは避けるべきです。まず「やめられないか」を検討し、やめられない場合に初めて次のステップに進みます。この順番を守ることで、もっとも効果の大きい改善策を見逃さずに済みます。
現場の声を聴く
業務改善は現場の実態を知らなければ有効な施策を打てません。「この作業は何のためにやっているのか」「困っていることは何か」を現場の担当者からヒアリングすることが第一歩です。
小さく始めて成果を見せる
大規模な業務改革は抵抗を受けやすいため、まず小さな範囲でECRSを適用し、効果を実証してから広げていくアプローチが有効です。目に見える成果が出ると、組織全体の改善意欲が高まります。
定期的に見直す
一度改善した業務も、時間の経過とともに再び非効率が生じることがあります。年に1回や四半期に1回など、定期的にECRSの視点で業務を見直す仕組みを設けましょう。
まとめ
ECRSの原則は、排除・結合・交換・簡素化の4つのステップを優先順位の高い順に適用する業務改善手法です。もっとも効果の大きい「排除」から検討を始めることが最大のポイントであり、いきなりツール導入や手順の簡略化に走らないことが重要です。製造業だけでなくあらゆる業種で活用でき、特に日常的に行っている業務の見直しに大きな効果を発揮します。