発注・注文メールの書き方｜正確に伝わる例文集
商品やサービスの発注メールは、正確さが最も求められるビジネスメールのひとつです。記載内容に曖昧さがあると、数量や納期の認識違いによるトラブルに発展しかねません。この記事では、発注メールのテンプレートと、ミスなく正確に伝えるためのポイントを解説します。
発注メールの基本構成
発注メールには、注文内容を正確に伝えるための基本構成があります。
件名で発注であることを明示する
件名には「発注」「注文」であることを明記し、相手が一目でわかるようにしましょう。「【発注】○○○○ ○○個」のように、品名と数量を含めると見落とされにくくなります。
注文内容を箇条書きで整理する
品名、型番、数量、単価、納品希望日、納品先住所など、注文に必要な情報を箇条書きで整理して記載します。文章の中に埋もれさせると読み落とされる原因になります。
支払い条件を確認する
初めての取引の場合は、支払い条件（締め日、支払い日、支払い方法）を確認しておきましょう。継続取引の場合でも、条件に変更がないか確認しておくと安心です。
テンプレート1：初回発注メール
新しい取引先に初めて発注する際のメールです。
件名：【発注】○○○○のご注文
○○株式会社
○○部 ○○様
初めてご連絡いたします。
株式会社△△の□□と申します。
先日のお打ち合わせを受け、
下記のとおり発注させていただきたく
ご連絡いたしました。
【発注内容】
・品名：○○○○
・型番：○○-○○○○
・数量：○○個
・単価：○○○○円（税抜）
・合計金額：○○○○円（税抜）
・希望納期：○月○日（○）
・納品先：〒○○○-○○○○
○○県○○市○○ ○-○-○
株式会社△△ ○○部 □□ 宛
【支払い条件】
先日ご相談いたしましたとおり、
月末締め翌月末払いにてお願いいたします。
発注書は別途郵送いたしますが、
まずはメールにてご連絡いたします。
ご確認のうえ、受注のご連絡を
いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
──────────────────
（署名）
──────────────────カスタマイズのポイント
- 初回取引では、発注書の送付方法（郵送、メール添付、FAXなど）を確認しておきましょう。
- 見積書の番号を記載すると、相手が条件を確認しやすくなります。
発注前の確認事項
見積書の有効期限が切れていないか確認しましょう。期限切れの見積もりに基づいて発注すると、金額が変更される場合があります。
テンプレート2：追加発注メール
すでに取引のある相手に追加で発注する場合のメールです。
件名：【追加発注】○○○○ ○○個
○○株式会社
○○部 ○○様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の□□でございます。
○月○日に発注いたしました○○について、
追加のご注文をお願いしたく
ご連絡いたしました。
【追加発注内容】
・品名：○○○○
・型番：○○-○○○○
・追加数量：○○個
・希望納期：○月○日（○）
・納品先：前回と同じ
その他の条件は、
前回の発注と同様でお願いいたします。
追加分の対応が可能かどうか、
ご確認いただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
──────────────────
（署名）
──────────────────カスタマイズのポイント
- 前回の発注番号を記載すると、相手が条件を照合しやすくなります。
- 納品先が前回と同じ場合でも、「前回と同じ」と明記しておくと確実です。
注意すべき点
追加発注の場合、在庫状況や製造スケジュールの関係で納期が変わる可能性があります。希望納期を記載しつつ、柔軟に対応できる旨を添えると交渉がスムーズです。
テンプレート3：定期発注メール
毎月や毎週など、定期的に同じ商品を発注する場合のメールです。
件名：【定期発注】○月分 ○○○○
○○株式会社
○○部 ○○様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の□□でございます。
○月分の定期発注をお願いいたします。
【発注内容】
・品名：○○○○
・数量：○○個（前月と同数）
・希望納期：○月○日（○）
・納品先：いつもと同じ
前月と変更はございません。
発注書は本メールに添付しております。
ご確認のほど、よろしくお願いいたします。
──────────────────
（署名）
──────────────────カスタマイズのポイント
- 定期発注でも毎回発注書を添付するのが正式な手続きです。省略せずに対応しましょう。
- 数量に変更がある場合は、変更点を目立つ形で記載してください。
注意すべき点
長期間同じ内容で発注していると、価格改定や仕様変更の案内を見落とすことがあります。定期的に条件を再確認する習慣をつけましょう。
テンプレート4：発注内容の変更メール
一度発注した内容を変更する場合のメールです。
件名：【発注内容変更】○月○日付発注の件
○○株式会社
○○部 ○○様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の□□でございます。
○月○日付でご発注いたしました
下記の件について、発注内容の変更を
お願いしたく存じます。
【変更内容】
・発注番号：○○○○
・品名：○○○○
変更前：数量 ○○個、納期 ○月○日
変更後：数量 ○○個、納期 ○月○日
社内の需要見込みが変わったため、
上記のとおり変更をお願いいたします。
変更に伴い追加費用が発生する場合は、
お見積もりをいただけますでしょうか。
突然の変更でご迷惑をおかけいたしますが、
ご対応いただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。
──────────────────
（署名）
──────────────────カスタマイズのポイント
- 変更前と変更後を対比して記載し、何がどう変わったかを一目でわかるようにしましょう。
- 追加費用やキャンセル料の有無について確認する一文を添えるとよいです。
注意すべき点
製造が進んでいる場合、変更が受け付けられない可能性もあります。変更依頼は早めに連絡し、メールだけでなく電話でも一報を入れると確実です。
テンプレート5：発注のキャンセルメール
やむを得ず発注をキャンセルする場合のメールです。
件名：【発注キャンセル】○月○日付 ○○○○の件
○○株式会社
○○部 ○○様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の□□でございます。
大変恐縮ではございますが、
○月○日付で発注いたしました下記の件について、
キャンセルをお願いしたくご連絡いたしました。
【キャンセル対象】
・発注番号：○○○○
・品名：○○○○
・数量：○○個
社内のプロジェクト計画が変更となり、
当該商品が不要となったため、
キャンセルをお願いする次第です。
キャンセル料が発生する場合は、
ご請求いただければお支払いいたします。
こちらの都合でご迷惑をおかけし、
誠に申し訳ございません。
何卒ご理解のほど、
よろしくお願い申し上げます。
──────────────────
（署名）
──────────────────カスタマイズのポイント
- キャンセル理由は簡潔に伝えましょう。詳細すぎる説明は不要です。
- キャンセル料の負担についてあらかじめ触れておくと、誠意が伝わります。
注意すべき点
契約書や取引条件書にキャンセルポリシーが定められている場合は、その内容を事前に確認してから連絡しましょう。
発注メールのチェックリスト
発注メールを送る前に、以下の項目を確認しましょう。
送信前に確認すべき項目
品名・型番に誤りがないか、数量は正しいか、単価は見積書と一致しているか、納期は実現可能か、納品先住所は正しいか、支払い条件は合意済みか。これらを一つひとつ確認してから送信することで、トラブルを未然に防げます。
社内承認の確認
発注金額によっては、上長の承認が必要な場合があります。社内の稟議フローを経てから発注メールを送りましょう。承認前にメールを送ってしまうと、取り消しが必要になった際に信用を失いかねません。
まとめ
発注メールは、正確性と明確さが何よりも重要です。品名・数量・納期・納品先を箇条書きで整理し、見積書との整合性を確認してから送信しましょう。テンプレートを活用して、ミスのない発注メールを作成してください。