支払い催促メールの書き方｜角を立てない例文集
取引先からの入金が予定日を過ぎても確認できない場合、催促のメールを送る必要があります。しかし、催促の仕方を間違えると関係が悪化してしまう可能性もあります。この記事では、段階に応じた支払い催促メールのテンプレートと、相手との関係を損なわない書き方のポイントを解説します。
催促メールを送る前の準備
催促メールを送る前に、いくつか確認すべきことがあります。焦ってメールを送ると、自社側のミスだった場合に気まずくなります。
自社側の確認を先に行う
入金がないと判断する前に、まず自社の経理部門に確認しましょう。入金済みだが未消込のケースや、別の口座に入金されているケース、振込名義が異なるために照合できていないケースなど、自社側の処理が追いついていないだけの場合もあります。
請求書の送付状況を確認する
請求書が相手に届いていない可能性もあります。送付日、送付方法（郵送・メール）、宛先に誤りがなかったかを確認しておきましょう。
支払い条件を再確認する
契約書や取引条件書で合意した支払い日を改めて確認します。「月末締め翌月末払い」なのか「翌々月払い」なのかなど、認識のずれがないかチェックしてください。
テンプレート1：初回の入金確認メール
支払い期日を数日過ぎた段階で、確認として送るメールです。催促のニュアンスは抑えめにしましょう。
件名：【ご確認】○月分のお支払いについて
○○株式会社
経理部 ○○様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の□□でございます。
○月○日付の請求書（請求番号：○○○○）
につきまして、お支払い期日が
○月○日となっておりましたが、
本日時点で入金の確認ができておりません。
行き違いでお支払い済みの場合は
ご容赦ください。
念のためご確認いただけますと幸いです。
ご不明な点がございましたら、
お気軽にお問い合わせください。
何卒よろしくお願いいたします。
──────────────────
（署名）
──────────────────カスタマイズのポイント
- 初回は「確認」という体裁で送ることで、相手の面子を保てます。
- 「行き違いでお支払い済みの場合はご容赦ください」の一文は必ず入れましょう。
送信のタイミング
支払い期日の翌営業日から3営業日以内が目安です。あまり早すぎると急かしている印象になりますが、遅すぎると管理がずさんだと思われかねません。
テンプレート2：2回目の催促メール
初回の確認から1週間以上経っても返答や入金がない場合に送るメールです。
件名：【再送】○月分のお支払い確認について
○○株式会社
経理部 ○○様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の□□でございます。
○月○日にご連絡いたしました
○月分のお支払いの件につきまして、
その後のご状況を伺いたく
改めてご連絡いたしました。
【請求内容】
・請求書番号：○○○○
・請求金額：○○○○円
・お支払い期日：○月○日
もしお支払いに関してご事情がございましたら、
お知らせいただければ幸いです。
分割払いなどのご相談も承ります。
ご確認のうえ、ご回答いただけますと
助かります。
何卒よろしくお願いいたします。
──────────────────
（署名）
──────────────────カスタマイズのポイント
- 2回目のメールでは請求内容を改めて記載し、相手が確認しやすいようにしましょう。
- 相手の事情に配慮する一文を入れることで、高圧的にならないよう工夫します。
返答がない場合の対処
メールだけでは読まれていない可能性もあります。2回目の催促メール送付後は電話でのフォローも検討しましょう。
テンプレート3：3回目以降の催促メール
複数回の連絡にもかかわらず入金も回答もない場合の、より強い催促メールです。
件名：【至急ご確認】○月分未入金の件
○○株式会社
経理部 ○○様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の□□でございます。
○月○日、○月○日と重ねてご連絡しております
○月分のお支払いの件について、
未だご入金・ご回答を確認できておりません。
【未入金の請求内容】
・請求書番号：○○○○
・請求金額：○○○○円
・お支払い期日：○月○日（○日経過）
大変恐縮ではございますが、
○月○日までにご入金またはご回答を
いただけますようお願い申し上げます。
上記期日までにご連絡がない場合、
弊社としても今後の対応を
検討せざるを得ない状況でございます。
ご多用のところ恐れ入りますが、
早急にご対応いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
──────────────────
（署名）
──────────────────カスタマイズのポイント
- 具体的な期限を設定し、それまでに対応を求めましょう。
- 「今後の対応を検討」という表現で、取引停止や法的措置の可能性を間接的に示しています。
注意すべき点
感情的な表現や脅迫的な文面は避けてください。あくまで事実と要望を冷静に伝えましょう。社内の法務担当にも相談したうえで送ることをおすすめします。
テンプレート4：入金遅延への回答メール
自社が入金遅延の催促を受けた場合に返信するメールです。
件名：Re: ○月分のお支払い確認について
○○株式会社
○○部 ○○様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の□□でございます。
ご連絡いただきましたお支払いの件につきまして、
ご迷惑をおかけし申し訳ございません。
確認いたしましたところ、
社内の処理に遅れが生じておりました。
○月○日までにお振込みの手続きを
完了させていただきます。
今後このようなことがないよう、
社内の管理体制を見直してまいります。
重ねてお詫び申し上げます。
──────────────────
（署名）
──────────────────カスタマイズのポイント
- 具体的な入金予定日を必ず記載しましょう。「なるべく早く」ではなく日付を明示してください。
- 遅延理由は簡潔にとどめ、言い訳にならないよう注意しましょう。
注意すべき点
支払い遅延が続くと取引条件の見直しにつながります。一度遅延した場合は、以後の支払いを確実に行い、信頼回復に努めましょう。
催促メールの段階別アプローチ
催促は段階的に行うことが重要です。いきなり強い口調のメールを送るのは逆効果です。
第一段階：確認（期日後1週間以内）
柔らかい表現で入金状況を確認します。「行き違い」の可能性に言及し、相手の面子を保ちましょう。
第二段階：催促（期日後2週間前後）
改めて請求内容を提示し、具体的な回答を求めます。相手の事情に配慮しつつも、対応を促す姿勢を示しましょう。
第三段階：警告（期日後1か月以上）
期限を設けて対応を求め、期限内に回答がない場合の措置について触れます。この段階では電話や書面での連絡も併用しましょう。
催促メールで避けるべきこと
効果的な催促のために、NG行動を把握しておきましょう。
感情的な文面
「いつまで待たせるのですか」「非常に困っています」のような感情的な表現は、相手を防御的にさせ、対応が遅れる原因になります。事実ベースで冷静に伝えましょう。
担当者以外への連絡
回答がないからといって、担当者の上司にいきなり連絡するのはマナー違反です。まずは担当者への連絡を複数回試み、それでも改善しない場合に上位者への相談を検討しましょう。
Ccの乱用
関係のない人を大量にCcに入れて圧力をかけるような方法は、信頼関係を損ないます。必要最低限の関係者にとどめましょう。
まとめ
支払い催促メールは、段階的にアプローチすることが最も効果的です。初回は「確認」の姿勢で柔らかく、回を重ねるごとに具体的な期限と対応を求める内容にしていきましょう。常に冷静で事実に基づいた文面を心がけ、相手との関係を保ちながら問題を解決してください。