見積書送付メールの書き方｜信頼を得る例文集
見積書の送付メールは、受注につながる大切なビジネスコミュニケーションです。見積書の内容だけでなく、送付メール自体の書き方によっても相手に与える印象は変わります。この記事では、見積書送付メールのテンプレートを場面別に紹介し、信頼感のある書き方のポイントを解説します。
見積書送付メールの基本
見積書を送る際のメールには、押さえておくべき基本事項があります。
件名に見積書であることを明記する
件名は「【見積書送付】○○の件」のように、見積書の送付であることがひと目でわかるようにしましょう。相手が多くのメールを受信している場合でも、見つけやすくなります。
見積書の概要を本文に記載する
添付ファイルを開かなくても概要がわかるよう、金額や有効期限などの主要な情報は本文にも記載するのが親切です。
有効期限を明記する
見積書には有効期限を設定するのが一般的です。期限を明記することで、相手に検討のスケジュール感を伝えられます。
質問への対応姿勢を示す
「ご不明な点がございましたらお気軽にお問い合わせください」と添えることで、前向きな対応姿勢が伝わります。
テンプレート1：初回見積書の送付
初めての問い合わせに対して見積書を送る場合のメールです。
件名：【見積書送付】○○の件
○○株式会社
○○部 ○○様
お世話になっております。
株式会社△△の□□でございます。
先日お問い合わせいただきました○○について、
お見積書を作成いたしましたので、
添付にてお送りいたします。
【見積概要】
・件名：○○○○
・見積金額：○○○○円（税込○○○○円）
・有効期限：○月○日まで
・納期：ご発注後○営業日
ご要望に沿った内容となっているか、
ご確認いただけますと幸いです。
内容の変更やご質問がございましたら、
お気軽にお申しつけください。
ご予算に合わせた調整も可能です。
ご検討のほど、何卒よろしくお願いいたします。
──────────────────
（署名）
──────────────────カスタマイズのポイント
- 見積もりの前提条件（仕様、数量、納品場所など）を補足しておくと、認識の齟齬を防げます。
- 「ご予算に合わせた調整も可能です」の一文は、柔軟さのアピールとして効果的です。
送付時の注意点
見積書をPDFで添付するのが一般的です。Excel形式での送付を求められた場合を除き、改ざん防止の観点からPDFを推奨します。
テンプレート2：再見積書の送付
条件変更を受けて見積書を再作成した場合のメールです。
件名：【再見積書送付】○○の件（条件変更後）
○○株式会社
○○部 ○○様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の□□でございます。
先日ご連絡いただきました条件変更を反映した
再見積書を作成いたしましたので、
添付にてお送りいたします。
【変更点】
・数量：○○個 → ○○個
・納期：○月○日 → ○月○日
【再見積概要】
・件名：○○○○
・見積金額：○○○○円（税込○○○○円）
・有効期限：○月○日まで
前回見積との差額は○○○○円となっております。
その他の条件は前回の見積書と同様です。
ご確認いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
──────────────────
（署名）
──────────────────カスタマイズのポイント
- 変更点を明確に記載し、前回見積との違いがわかるようにしましょう。
- 前回見積との差額を示すと、相手が社内稟議にかける際に役立ちます。
注意すべき点
再見積書を送る際は、前回の見積書番号を参照できるようにしておきましょう。相手がどの見積もりの改訂版なのか混乱しないためです。
テンプレート3：複数プランの見積書送付
複数の提案プランを提示する見積書のメールです。
件名：【見積書送付】○○の件（3プランのご提案）
○○株式会社
○○部 ○○様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の□□でございます。
ご依頼いただきました○○について、
3つのプランでお見積書を作成いたしました。
添付にてお送りいたします。
【プランA：スタンダード】
・金額：○○○○円（税抜）
・特徴：○○を含む基本プラン
【プランB：プレミアム】
・金額：○○○○円（税抜）
・特徴：プランAに加え○○を追加
【プランC：ライト】
・金額：○○○○円（税抜）
・特徴：必要最低限の構成
弊社としては、○○様のご要望を踏まえると
プランBが最もご満足いただけると
考えておりますが、
ご予算やご要望に応じて柔軟に対応いたします。
詳細は添付の見積書をご参照ください。
ご質問がございましたら、お気軽にご連絡ください。
──────────────────
（署名）
──────────────────カスタマイズのポイント
- 複数プランを提示する場合は、おすすめのプランとその理由を添えると親切です。
- プラン名をわかりやすくし、それぞれの違いが明確になるように記載しましょう。
注意すべき点
プランが多すぎると相手を迷わせます。3つ程度が比較しやすい適切な数です。
テンプレート4：見積もりの辞退メール
条件が合わず見積もりを辞退する場合のメールです。
件名：Re: ○○のお見積もりのお願い
○○株式会社
○○部 ○○様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の□□でございます。
お見積もりのご依頼をいただき、
誠にありがとうございます。
慎重に検討いたしましたが、
今回のご依頼内容については、
弊社の対応可能な範囲を超えるため、
お見積もりの提出を辞退させていただきたく
存じます。
ご期待に添えず大変心苦しいのですが、
何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。
別の機会にお力になれることがございましたら、
ぜひお声がけください。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
──────────────────
（署名）
──────────────────カスタマイズのポイント
- 辞退理由は相手を傷つけない範囲で簡潔に伝えましょう。
- 「別の機会にお力になれることがございましたら」と将来の関係に含みを持たせる表現が効果的です。
注意すべき点
見積もり依頼を放置するのは最もよくない対応です。辞退する場合でも、早めに連絡しましょう。
テンプレート5：見積もり受領のお礼メール
見積書を受け取った側が送るお礼メールです。
件名：Re: 【見積書送付】○○の件
○○株式会社
○○部 ○○様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の□□でございます。
お見積書をお送りいただき、
ありがとうございます。
内容を確認のうえ、社内で検討いたします。
結果につきましては、
○月○日頃までにご連絡する予定です。
追加でご質問させていただくこともあるかと
存じますが、その際はよろしくお願いいたします。
取り急ぎ、受領のご連絡まで。
──────────────────
（署名）
──────────────────カスタマイズのポイント
- 検討結果をいつ頃連絡するかを示しておくと、相手が安心します。
- 受領連絡は見積書を受け取った当日中に送るのが望ましいです。
注意すべき点
見積書を受け取ったまま連絡しないと、相手はフォローアップのメールを送る必要が生じます。受領の連絡は必ず行いましょう。
見積書メールで差をつけるポイント
見積書の送付は営業活動の一環です。メールの質で差をつけましょう。
迅速な対応
問い合わせから見積書送付までの時間が短いほど、対応力の高さをアピールできます。遅くとも2営業日から3営業日以内に送付するのが目安です。
相手のニーズに寄り添う
ただ金額を提示するだけでなく、「御社の○○というご要望を踏まえ」のように、相手のニーズを理解していることを示す一言を添えましょう。
まとめ
見積書送付メールは、正確な情報提示と丁寧な対応姿勢の両方が求められます。金額や有効期限を本文にも記載し、質問への対応姿勢を示すことで、信頼感のある印象を与えられます。テンプレートを参考に、場面に合わせた見積書送付メールを作成してください。